Les utilisateurs de Salesforce demandent souvent à pouvoir exporter leurs rapports au format PDF (Portable Document Format). Actuellement, Salesforce peut transférer vos données vers Microsoft Excel, où vous pouvez afficher un rapport. Cependant, tout le monde n’a pas accès à Excel et si le rapport contient un graphique, celui-ci ne s’affiche pas.
Si ces deux points ne suffisent pas à vous convaincre que les utilisateurs de Salesforce ont besoin de rapports au format PDF, en voici d’autres. Jetez-y un coup d’œil et voyez si ces principales raisons d’opter pour des rapports PDF de Salesforce peuvent également profiter à votre entreprise.
Les PDF sont des types de documents polyvalents
Comme les PDF peuvent être consultés sur les smartphones, les tablettes, les ordinateurs portables et même les systèmes d’exploitation, ils restent un type de document populaire pour les entreprises. Vos employés, en particulier ceux qui voyagent souvent, bénéficieront grandement de l’accès à leurs rapports dans Salesforce 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sur l’appareil de leur choix.
Les PDF sont toujours professionnels
Vous pouvez également être assuré que l’aspect et la convivialité de votre PDF seront constants, quelle que soit la taille de l’écran sur lequel vous l’ouvrez, puisque le formatage et la conception restent intacts. Qu’est-ce que cela signifie ? Fondamentalement, tous les efforts déployés par vos équipes de conception pour marquer vos documents avec des images, des logos, des polices de caractères et une mise en page seront préservés par un PDF.
Les PDF renforcent incontestablement la confiance des employés qui doivent présenter des propositions, des exposés ou des argumentaires de vente à des prospects, des investisseurs et des clients. Ils n’ont plus à se méfier des changements inattendus apportés à la mise en page d’un document, car celui-ci aura toujours l’air professionnel et dans l’état où il a été approuvé.
Rapports Salesforce
Que peut-on trouver dans un rapport Salesforce ? Lorsque vous créez un rapport dans Salesforce, vous pouvez visualiser vos données de différentes manières. Les rapports SFDC sont largement utilisés pour faciliter la lecture des données, et vous pouvez exporter le contenu directement dans Microsoft Excel.
Cependant, comme nous l’avons mentionné précédemment, les PDF sont un bien meilleur moyen de visualiser et de partager les rapports.
Types de rapports dans Salesforce
Salesforce propose de nombreux types de rapports. Vous pouvez également personnaliser un rapport standard pour répondre à vos besoins en matière d’analyse de données. Il est assez rare qu’un utilisateur de Salesforce doive créer un tout nouveau rapport à partir de zéro, mais il est possible de créer un rapport personnalisé si nécessaire.
Les deux pratiques courantes de création de rapports dans Salesforce dont nous parlerons dans cet article sont les rapports d’activité et les rapports administratifs.
Commençons par les rapports d’activité dans Salesforce. Vous souhaitez utiliser ces types de rapports pour afficher les données relatives aux activités en cours, aux activités terminées, aux événements impliquant plusieurs personnes et aux demandes d’approbation en attente. Ces rapports aident les réviseurs à visualiser les données de manière organisée dans le cadre d’un processus d’approbation.
Nous vous suggérons de créer un rapport administratif si vous avez besoin d’examiner vos données relatives aux utilisateurs Salesforce, à vos documents et à vos demandes d’approbation en attente. De nombreuses entreprises aiment créer des rapports administratifs pour suivre l’activité de leurs utilisateurs Salesforce, par exemple lorsqu’ils se connectent à leur compte.
Fonctionnalités des rapports Salesforce
Il existe de nombreuses applications et plates-formes alternatives que vous pouvez utiliser pour créer des rapports à partir de vos données, comme Microsoft Power BI ou Tableau. Cependant, Salesforce reste la plate-forme de gestion de la relation client la plus utilisée au monde, et voici quelques raisons.
Tout d’abord, la création de rapports à partir de Salesforce peut répondre à de nombreux besoins commerciaux. Si vous avez besoin de rapports tabulaires, récapitulatifs, matriciels ou même combinés, Salesforce peut vous aider à atteindre ces objectifs.
Lorsque vous utilisez Salesforce, vous avez la possibilité de présenter et de communiquer vos rapports de différentes manières, ce qui est utile lorsque vous devez communiquer des résultats à différentes parties prenantes.
Les rapports SFDC sont également personnalisables. Cela signifie que vous pouvez ajouter des éléments interactifs à vos rapports, tels que des champs, des filtres et des outils de tri, afin de rendre vos études plus attrayantes et informatives. Certes, cette fonctionnalité peut impressionner les parties prenantes qui lisent votre rapport, mais elle leur permet également d’accéder immédiatement à des informations spécifiques.
Des rangées et des colonnes de chiffres sur plusieurs pages peuvent submerger un rapport et empêcher les informations clés de ressortir. Salesforce l’a bien compris et c’est pourquoi il vous permet également d’ajouter des diagrammes à barres, des diagrammes circulaires et des diagrammes linéaires à vos rapports pour présenter les données. Chacun interprète les informations différemment, c’est pourquoi la possibilité d’afficher vos données et vos résultats dans plusieurs formats constitue un avantage considérable lors de la création de rapports.
Conditions requises pour créer un rapport dans Salesforce
La création de rapports dans Salesforce est essentielle si vous souhaitez examiner et partager vos données afin de prendre des décisions commerciales importantes. Mais disposez-vous des conditions exactes pour créer des rapports ? Pour créer des rapports dans Salesforce, assurez-vous de disposer des éditions suivantes.
- Vous devez avoir accès à Salesforce Classic ou Lightning Experience.
- Les rapports peuvent être créés dans les éditions Essentials, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited ou Developer.
- Les composants Partage de dossiers amélioré et Partage de dossiers hérité prennent en charge la création de rapports dans Salesforce.
Rapports PDF
Les rapports, c’est bien ! Mais comment créer des PDF dans Salesforce ? Comme nous savons déjà que Salesforce n’offre pas cette possibilité, si vous ne pouvez pas programmer. Que faire ?
Nous nous tournons vers des applications tierces qui peuvent étendre les expériences Salesforce. Il existe de nombreux outils sur le marché Salesforce AppExchange, mais tous ne sont pas égaux
Si vous êtes comme moi et que vous souhaitez une solution sans code pour exporter un rapport au format PDF à partir de Salesforce, je vous recommande Titan. Il s’agit d’une plate-forme astucieuse qui s’intègre directement à Salesforce et à Microsoft grâce à son module complémentaire Word. J’ai utilisé cette intégration utile pour afficher et télécharger mes PDF interactifs basés sur des données Salesforce.
DocuSign est une autre option intéressante pour l’exportation de rapports à partir de Salesforce, en particulier si vous avez des processus d’approbation dans votre entreprise. Comme cette application est dotée de fonctions de signature électronique, les différentes parties prenantes ont toutes la possibilité de signer un document afin d’en reconnaître et d’en approuver le contenu. Une fois le document prêt, il peut également être partagé facilement au format PDF.
Conclusion
Les rapports Salesforce constituent une partie importante des tâches d’analyse des données, et ils sont largement utilisés pour prendre des décisions commerciales. La meilleure pratique consiste à afficher et à partager ces rapports au format PDF, car ils sont accessibles sur de nombreux appareils et systèmes d’exploitation, et peuvent conserver leur conception d’origine. Pour tirer le meilleur parti d’un rapport SFDC, utilisez un logiciel sans code comme Titan ou DocuSign pour générer vos PDF de manière professionnelle et rapide.
