Organiser une réunion d’affaires qui emporte l’assentiment de tous est un enjeu de taille auquel personne n’est suffisamment jamais bien préparée. Cependant, il existe certains points clés dont tout organisateur de réunion doit tenir compte s’il veut faire bonne impression sur son audience.
Nous vous proposons de découvrir comment organiser votre réunion d’affaires pour impressionner tout le monde.
Choisissez la bonne salle pour votre réunion
Le cadre et le décor de votre réunion peuvent avoir un impact majeur non seulement sur les participants, mais aussi sur le contenu de la réunion. Si vous voulez que votre réunion de marketing fasse bonne impression sur l’audience, accordez du temps et de l’intérêt au choix de la salle de formation.
Si vous ne savez pas encore quel est le bon cadre qu’il vous faut pour sublimer vos réunions ou formations, les espaces de travail modulables et confortables que vous propose Châteauform’ sont une meilleure option à envisager. Venez découvrir nos salles de formation à Paris complètement équipées qui vous offrent l’environnement idéal pour conduire avec succès toutes vos réunions d’affaires.
Faites une check-list de validation pour une vue globale des choses à faire
Pour organiser efficacement votre réunion et impressionner tout le monde, assurez-vous d’avoir établi une check-list de validation. Il s’agit d’un petit document papier ou sur ordinateur qui récapitule tous les points essentiels à couvrir dans l’organisation de votre réunion.
La check-list de validation regroupe toutes les choses à faire avant, pendant et après la réunion. A l’aide d’une case à cocher devant chaque élément, la check-list vous permet de vérifier si vous avez effectivement accompli toutes les tâches nécessaires à chaque étape de votre préparation.
Envoyez les invitations dans les règles de l’art
Une autre étape clé de l’organisation de votre réunion est celle de l’invitation des participants à la séance. Tout d’abord, il est important de contacter les bonnes personnes.
Vous comprenez qu’un participant qui n’a pas sa place dans une réunion sera dépaysé et risque de vous détourner de vos objectifs. De la même manière, ce serait une erreur préjudiciable d’oublier d’inviter un participant clé qui détient des informations nécessaires pour la bonne tenue de la réunion.
Une fois que vous avez réglé la question de qui inviter, il faudra passer du temps sur le contenu de l’invitation. Pour impressionner vos participants, intégrez les informations nécessaires dans la note d’information que vous leur envoyez (lieu de la réunion, ordre du jour, date et l’heure, etc.).
Préparez des supports pour votre réunion d’affaires
Pour que votre réunion d’affaires marque les esprits, il faut qu’elle soit efficace. Dans cette optique, gagnez du temps et faîtes-en gagner aux participants en élaborant un support utile de réunion. Dans la mesure du possible, faites parvenir ce support à tous les participants avant le jour de la réunion. Il peut s’agir d’un document, d’un graphique ou d’une présentation PowerPoint qui pourra aider les participants à mieux cerner l’idée générale de la réunion avant de se présenter.
Restez dans le temps prévu
Dans le monde du business, tout le monde le sait : « time is money ». Lorsque tout le travail de préparation est bien fait en amont, il ne vous reste plus qu’à assurer au cours de la réunion. Pour cela, soyez ponctuel aussi bien dans le démarrage de la réunion que dans sa clôture. Il vous reviendra, pour ce faire, de bien organiser les débats, d’assurer un échange équilibré et de déterminer du temps pour chaque phase de la réunion.
