En tant que chef d’entreprise, vous avez probablement des dépenses régulières, qu’elles proviennent de vendeurs, de fournisseurs ou d’autres relations d’affaires.
Comptes fournisseurs (AP) est le terme qui désigne ce type de dettes. Il s’agit généralement de dettes à court terme pour des marchandises que vous avez déjà reçues mais pas encore payées.
Bien qu’il s’agisse d’un élément normal de l’activité commerciale, il n’est pas toujours prioritaire. Pourtant, le négliger peut nuire à vos relations d’affaires et, en fin de compte, à vos résultats.
Pour éviter que cela ne se produise, essayez de rationaliser votre processus de paiement en procédant comme suit :
La première étape de l’amélioration de la gestion des comptes fournisseurs consiste à évaluer votre processus actuel. Recevez-vous des factures électroniques ou papier ? Saisissez-vous les données manuellement ? Les factures sont-elles payées à temps ?
Dressez une carte de l’ensemble de votre processus de PA afin d’identifier les goulets d’étranglement, les redondances et les autres lacunes potentielles. Vous trouverez peut-être des domaines où vous pouvez gagner du temps en procédant autrement.
Standardisez votre processus AP du début à la fin. Cela comprend la saisie, la réception, la gestion, l’approbation et le paiement des factures.
Par exemple, au lieu d’envoyer les factures à différents services, faites-les parvenir à un endroit central. De cette façon, vous n’avez pas de factures qui flottent partout.
Assurez-vous que les fournisseurs savent exactement où envoyer leurs factures et que l’équipe chargée des achats sait ce qu’il faut en faire. N’oubliez pas de classer les factures par ordre de priorité en fonction de leur date d’échéance.
La clé d’un processus AP plus efficace est de rester simple et de déléguer les tâches et les responsabilités de manière logique.
Les factures papier appartiennent de plus en plus au passé. Si vous en recevez encore, envisagez de demander à vos fournisseurs de passer aux factures électroniques. Celles-ci sont beaucoup plus faciles à gérer, nécessitent moins de points de contact et permettent de gagner beaucoup de temps à long terme.
Il existe plusieurs façons de payer les factures. Vous pouvez les regrouper en fonction de leur date d’échéance et payer plusieurs d’entre elles en même temps, ou vous pouvez choisir certains jours du mois pour payer toutes les factures en suspens, par exemple le 1er et le 15 du mois. L’essentiel est de s’en tenir à une méthode cohérente.
Pour ce qui est de la manière de payer les factures, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez payer par transfert électronique (ACH ou wire) ou par chèque envoyé par la poste. Les méthodes de paiement électronique sont généralement plus rapides et ont la préférence des fournisseurs.
Un autre moyen d’améliorer votre processus de traitement des paiements est d’investir dans un logiciel d’automatisation des paiements. logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous avez de plus en plus de mal à garder une trace de tout, y compris des factures.
Un logiciel d’automatisation peut vous aider à les suivre, à les organiser, à accélérer les autorisations de paiement et à vous alerter en cas de signaux d’alerte (tels que des frais incorrects ou d’autres anomalies).
De cette façon, vous éliminez la nécessité de saisir manuellement les données, vous évitez des erreurs coûteuses et vous libérez du personnel pour qu’il se consacre à des tâches commerciales plus importantes.
Peter Drucker une fois a dit« On ne peut pas améliorer ce que l’on ne mesure pas ». Il en va de même pour votre flux de travail AP.
Commencez donc à suivre des indicateurs de performance clés tels que le nombre total de factures reçues, le nombre total de factures traitées, le taux de paiements incorrects, le délai moyen de paiement, le nombre de remises obtenues et le coût moyen par facture.
Établissez des rapports réguliers pour voir comment les choses se passent et identifier les domaines à améliorer.
Enfin, une partie importante de la tenue d’une bonne comptabilité financière consiste à sauvegarder les données du compte de résultat. Cela permet de créer une trace écrite numérique que vous pourrez consulter ultérieurement à des fins fiscales ou autres.
Stockez les fichiers AP localement et sur le cloud pour une protection accrue contre la perte de données.
Réflexions finales
En fin de compte, toute entreprise est constituée de nombreux processus qui doivent fonctionner ensemble pour réussir. La comptabilité fournisseurs est l’une d’entre elles. Ne la négligez pas et votre entreprise s’en portera mieux.
