Les compétences de conversation sont très importantes dans un environnement de travail à distance.
Apprendre à collaborer avec des équipes à distance peut être difficile lorsque vous êtes un nouveau venu dans l’industrie du télétravail. Le travail à domicile représente un changement de style de vie auquel certains peuvent trouver des difficultés d’adaptation.
Communiquer efficacement avec les membres d’une équipe à distance est essentiel pour le bien-être et le bonheur de vos employés. Apprenez à gérer les relations avec les employés et à élaborer un plan de communication pour les employés à distance afin d’optimiser leurs performances et leur satisfaction.
Comment établir la confiance avec les employés à distance
Une communication efficace est essentielle dans instaurer la confiance avec les employés à distance. Les travailleurs à distance n’ayant pas la possibilité de rencontrer leurs collègues ou leurs employeurs en personne, la communication en ligne est parfois tout ce dont ils disposent.
1. Faire preuve d’empathie et de soutien
Passer d’une profession traditionnelle en personne à une profession à distance peut être un défi, c’est le moins que l’on puisse dire. L’industrie à distance est un mode de vie très différent qui présente de nombreux avantages, mais qui peut aussi poser de nombreux défis.
Comprenez que vos employés peuvent avoir du mal à s’adapter, et offrez-leur des points de repère et du soutien quand vous le pouvez. Arriver dans un poste à distance et avoir l’impression d’affronter des obstacles à droite et à gauche tout seul n’est pas amusant et peut amener les travailleurs à envisager de chercher un autre emploi alors que c’est la dernière chose qu’ils souhaitent faire.
Encouragez vos employés à se manifester lorsqu’ils rencontrent des difficultés, surtout au cours des premiers mois de leur emploi. Vous voulez que vos employés aient l’impression d’avoir des gens dans leur coin qui les soutiennent, plutôt que de ressentir de la honte ou d’être un obstacle lorsqu’ils ne comprennent pas ou ont une question sur quelque chose.
Les employés qui sont nouveaux dans votre entreprise mais pas dans le mode de vie à distance peuvent ne pas avoir besoin d’autant de soutien. Offrez quand même des conseils. Se sentir vu et entendu dans un lieu de travail à distance est vital pour le bien-être des employés.
2. Encourager les relations de travail
Puisqu’il s’agit d’un lieu de travail, habituellement, les demandes de renseignements personnels ne sont pas requises ou encouragées. Cependant, la camaraderie qui se produit généralement dans un bureau est inexistante lorsqu’on travaille à domicile. Les employés à distance n’ont pas droit aux discussions occasionnelles dans le salon du bureau ou pendant les pauses déjeuner.
Les employés peuvent recueillir des informations auprès de leurs collègues sans même parler. Sandy, de la cabine voisine de la mienne, est parfois en retard parce qu’elle a déposé sa fille à la garderie et qu’elle a des animaux, car ses pantalons noirs sont souvent couverts de poils d’animaux.
C’est un exemple d’indices sociaux que l’on peut remarquer en personne et que les travailleurs à distance ne connaissent pas. Cela peut être un avantage ou un inconvénient selon le point de vue, mais cela peut être décourageant pour les personnes qui s’épanouissent dans l’interaction sociale et qui ne sont pas habituées à travailler à distance.
Encouragez les employés à apprendre à se connaître pour établir des relations de travail. Offrez des plateformes de communication pour les employéscomme MangoApps, pour établir des liens sociaux en dehors des heures de travail et les encourager à le faire. Cependant, le simple fait de proposer une plateforme peut ne pas suffire. Il peut être décourageant de constater que les mêmes personnes publient systématiquement sur les médias et que les autres employés ne participent jamais.
D’autre part, les employés travaillent si dur pendant les heures de travail qu’ils n’ont pas nécessairement envie de se connecter pendant leur temps libre. La connexion au bureau se fait pendant les heures de travail, alors pourquoi les travailleurs à distance devraient-ils se connecter après les heures de travail ?
Envisagez d’organiser une réunion d’accueil pour toutes les nouvelles recrues afin de les présenter à l’équipe. Encouragez-les à parler un peu d’eux-mêmes, à présenter tout le monde, et demandez-leur de faire de même. Cela pourrait ouvrir la porte à des employés partageant des intérêts similaires et offrir une base de connexion.
Il n’est pas nécessaire qu’ils deviennent les meilleurs amis du monde, mais le fait de se connaître un peu peut améliorer les performances professionnelles et faire en sorte que les employés se sentent moins isolés lorsqu’ils travaillent à distance. Le fait d’avoir un collègue avec lequel on peut échanger des idées ou demander des conseils peut changer la donne dans les lieux de travail à distance.
3. Établissez des directives et des attentes claires
Une communication efficace peut construire une base solide pour les membres d’une équipe à distance. De petits gestes comme des contrôles aléatoires ou des messages sur les plateformes médiatiques peuvent stimuler le moral et la productivité. En étant proactif dans votre approche des plans de communication pour les employés à distance, vous pouvez vous assurer que les lignes de communication sont ouvertes.
En établissant des attentes et des lignes directrices claires dès le début de l’emploi, les travailleurs peuvent mieux comprendre ce à quoi ils doivent s’attendre et comment procéder pour régler les problèmes ou les questions qui peuvent survenir. La frustration peut survenir lorsque les travailleurs ne comprennent pas bien les attentes et ont l’impression que leurs questions ne sont pas accueillies ou encouragées.
D’un autre côté, fixer des attentes trop élevées peut aussi mener à l’épuisement et à l’exaspération. Établir des attentes claires mais flexibles est la clé pour fournir la structure dont les membres de l’équipe à distance ont besoin pour s’épanouir. S’assurer que vos employés à distance se sentent soutenus et que leurs questions sont validées peut être vital pour leur réussite. Personne ne veut se sentir seul ou avoir l’impression de ne pas savoir ce que l’on attend de lui.
Il peut également être aggravant de ne pas savoir comment aborder une situation qui pourrait être rapidement réglée dans un cadre social. Il peut y avoir de nombreuses difficultés à trouver un équilibre dans un nouvel environnement de travail à domicile.
Essayer de comprendre comment et quand vous êtes censé traiter certaines choses lorsque vous êtes tellement habitué à travailler en étroite collaboration avec d’autres personnes est un défi. La transition vers le travail à distance peut s’avérer difficile, c’est pourquoi un soutien et des directives et attentes claires peuvent être les clés de la réussite des employés.
4. Planifiez les contrôles et les vidéoconférences
Les réunions virtuelles sont les outils les plus essentiels qu’un employeur à distance puisse offrir aux travailleurs distants. Élaborez un plan de communication pour les employés distants en planifiant régulièrement des contrôles et des rencontres vidéo.
Ces conférences peuvent être organisées quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Plus les réunions sont régulières, plus votre équipe se sentira connectée. Il devrait y avoir beaucoup de temps prévu pour que les travailleurs puissent participer aux discussions sans interférence dans le flux de leurs projets.
Les employés devraient avoir des réunions régulières avec les membres de leur équipe pour discuter des problèmes, des objectifs et peut-être même des possibilités de collaboration. Il est crucial pour les employeurs de savoir comment collaborer avec des équipes à distance lorsqu’ils sont le capitaine de l’équipe. Sans un leadership approprié, l’équipe risque de s’effondrer.
Le chef d’équipe doit savoir comment établir la dominance tout en offrant simultanément grâce et compagnie à ses membres. Il faut parfois lutter pour trouver l’équilibre, mais une fois qu’il est maîtrisé, l’équipe en bénéficiera grandement.
Le chef d’équipe doit non seulement être le plus grand supporter de l’équipe, mais il doit aussi être l’œil du cyclone. Les membres de l’équipe doivent sentir à 100 % que leur chef les soutient, quoi qu’il arrive. Le travail à distance peut rendre obsolète l’idée d’une famille de travail.
Non seulement vous n’avez pas l’occasion de connaître personnellement les membres de votre équipe, mais vous n’avez pas non plus l’occasion de les connaître professionnellement dans certains cas. Bien que la vidéoconférence puisse être bénéfique, elle n’est pas comparable à la camaraderie que vous vivez en interne.
5. Les tonalités du texte
Tout comme la comparaison entre les SMS et les appels téléphoniques, le ton de la communication écrite peut facilement être mal interprété. Les courriels et les commentaires sur les fils de discussion n’ont rien à voir avec un passage rapide à votre bureau ou une brève conversation téléphonique.
Assurez-vous que votre les mots écrits ont du poids et transmettent adéquatement ce que vous avez l’intention de dire. Incorporez des émojis ou des gifs dans vos messages pour les rendre plus légers et moins intimidants. Ils peuvent également ajouter une touche légèrement personnelle à votre message.
Les vidéoconférences peuvent parfois sembler précipitées et trop professionnelles pour que les employés se sentent suffisamment à l’aise pour exprimer leurs sentiments.
Bien que vous ne puissiez pas plaire à tout le monde, quels que soient vos efforts, vous pouvez essayer d’être inclusif et de vous assurer qu’il existe des méthodes de communication qui répondent aux besoins de chaque employé. Si vous considérez chaque employé comme un atout pour votre entreprise, veillez à ce qu’il en soit de même pour lui.
S’ils ont l’impression que vous ne les connaissez pas personnellement et qu’ils sont facilement remplaçables, ils ne seront pas aussi performants qu’ils le seraient quelque part où ils ont l’impression de se faire un nom.
Lorsque les employés se sentent indispensables, ils vous donneront probablement le meilleur d’eux-mêmes tout le temps. S’ils se sentent à l’opposé, ils peuvent chercher un autre emploi ou fonctionner à moitié jusqu’à ce qu’ils se sentent suffisamment à l’aise pour parler de ce qu’ils ressentent ou pour trouver le courage de passer à autre chose.
6. Donnez-leur de nombreuses occasions de briller
Les travailleurs à distance peuvent avoir l’impression qu’ils ne sont pas à la hauteur de leur potentiel. Certains employés s’épanouissent dans un cadre social. Leur personnalité et leur dynamisme sont transparents et il est clair qu’ils travaillent dur pour renforcer leurs compétences et sont déterminés à être les meilleurs possibles.
Alors que le travail acharné et le dévouement peuvent parfois parler d’eux-mêmes, il arrive que les compétences non techniques et les fortes personnalités qui sont excellentes pour les rôles de leadership et de constitution d’équipe soient cachées par un manque d’interaction sociale.
Avoir l’impression que vos talents sont cachés par un manque de présence physique est difficile à comprendre. Essayez de vous adapter aux forces de vos employés et permettez-leur de mettre en valeur leurs talents.
Proposez des examens périodiques et des questionnaires confidentiels qui donnent à vos employés la possibilité d’exprimer leurs préoccupations concernant leur environnement à distance. L’apprentissage continu est un autre facteur essentiel pour améliorer le bien-être de vos employés.
Encourager les travailleurs à distance à continuer à se développer dans leur domaine renforce leur travail. Vos employés à distance doivent se sentir récompensés de leurs efforts d’une manière personnelle, car ils ne peuvent pas bénéficier de dîners ou de cocktails d’entreprise.
L’organisation d’événements pour les employés est une excellente façon de montrer l’appréciation de leur travail, mais les travailleurs à distance ne peuvent pas se permettre ce luxe. Trouvez quelque chose de valeur égale qui puisse renforcer les incitations et les faire se sentir dignes et appréciés.
Techniques de conversation sur le lieu de travail
Les aptitudes à la conversation peuvent sembler insignifiantes dans les milieux de travail éloignés. Puisque les employés éloignés ont l’avantage de travailler dans le confort de leur foyer avec leurs proches, elles peuvent être convoitées et considérées comme non essentielles.
Pourquoi auraient-ils besoin qu’on s’occupe d’eux alors qu’ils ont la vie si facile ? Le travail à domicile est tout sauf facile. Il présente des avantages, mais une bonne communication est cruciale pour des résultats optimaux.
La conversation permet de clarifier les problèmes, quel que soit leur sujet. Sans communication, il n’y a pas de place pour l’erreur. Les humains font des erreurs, et nous sommes tous humains. Il doit y avoir de solides compétences en matière de conversation pour se soutenir et s’encourager mutuellement afin d’assurer le succès de l’entreprise.
