Bien que les assistants virtuels soient l’arme cachée que la plupart des entrepreneurs en ligne activent pour développer leur activité et leur productivité, le processus d’embauche peut considérablement réduire ou maximiser l’efficacité d’un assistant virtuel.
Je vais partager mon expérience sur ce que les assistants virtuels souhaitent que les employeurs fassent pendant le processus d’embauche et d’intégration. Ces petites choses, si elles sont mises en place, feront en sorte que vos attentes et celles de votre assistant virtuel s’alignent d’une manière qui favorise la productivité.
Vous ne serez pas frustré car votre assistant virtuel s’acquittera de toutes les tâches qui lui seront confiées de la manière et dans le style que vous préférez. Ce sera comme si c’était vous qui le faisiez parce que vous avez créé des systèmes en place pour vous reproduire dans votre assistant virtuel.
C’est ce à quoi aspire une assistante virtuelle…
…qu’il trouve une feuille de route, ou une formation, pour lire vos attentes et réaliser toutes les activités déléguées de la même manière que vous l’auriez fait. Savez-vous pourquoi ? C’est parce que la plus grande peur d’une assistante virtuelle est de vous laisser tomber.
Il n’y a rien de plus redoutable pour une assistante virtuelle que d’être payée pour un travail et de ne pas le réaliser. Rien n’est plus obsédant que de se rendre compte qu’elle a mal travaillé, produisant des résultats différents de ceux que vous aviez en tête, vous laissant, ainsi que les autres clients, un sentiment de déception.
Les assistants virtuels mettent toute leur énergie à optimiser leur travail à distance et apprennent toutes les compétences numériques nécessaires pour le poste, pour ensuite avoir du mal à répondre aux attentes de l’employeur, car le processus d’intégration ne contient aucun indice sur la façon dont l’employeur veut que les choses soient faites, seulement des informations sur ce qui doit être fait.
L’assistant virtuel (AV) accomplit donc son travail, mais l’employeur n’est pas satisfait, car l’AV aurait pu faire mieux, il aurait pu le faire à sa façon.
C’est pourquoi les assistants virtuels intelligents souhaitent communiquer les mesures à prendre pour éliminer cet écart dans les attentes. C’est ce que je vais partager dans ce billet.
5 choses que les assistants virtuels aimeraient que les employeurs fassent lorsqu’ils embauchent.
Voici les choses que la plupart des assistantes virtuelles aimeraient bien dire aux employeurs, mais ne le feront pas. Ils préfèrent lutter dans l’obscurité pour répondre à vos attentes. En tant qu’entrepreneur avisé, vous êtes mieux informé maintenant.
Vous savez que pour maîtriser ces conseils sur comment engager un assistant virtuel, superposez clairement vos attentes à votre VA avec ce que je vais partager ci-dessous, et regardez-la effectuer ces tâches comme vous l’auriez fait.
Ce n’est qu’à ce moment-là que vous profiterez des véritables avantages de l’embauche d’une assistante virtuelle – une productivité doublée, plus de temps pour vous, une tranquillité d’esprit, un développement de votre activité et, finalement, plus de revenus. Vous ne pouvez pas attendre ? Passons en revue ce que les assistants virtuels souhaitent communiquer aux employeurs.
1. Les assistants virtuels souhaitent un enregistrement sur écran de toutes les tâches qui leur sont confiées.
Il n’y a pas de meilleur moyen pour votre assistant virtuel de comprendre comment vous voulez que les choses soient faites que de vous regarder faire.
L’exécution de ces tâches par vous-même dans un enregistrement d’écran vidéo permet non seulement à vos assistants virtuels de savoir ce qu’il faut faire étape par étape, mais aussi de voir comment vous le faites. Ceci est très important car vous avez probablement une petite préférence pour les outils et les méthodes utilisés dans l’exécution de ces tâches.
Je crois savoir que la plupart des gens utilisent un manuel de formation écrit appelé procédure d’exploitation standard (SOP) pour expliquer à leurs VA ce qu’ils doivent faire. En tant qu’assistant virtuel, je trouve que les SOPs sont bien moins utiles qu’une présentation des tâches enregistrée à l’écran.
La plupart des assistants virtuels le font parce que la plupart des gens apprennent mieux avec des vidéos qu’avec du texte. Vous pouvez créer un enregistrement d’écran gratuit pour votre VA à l’aide des outils suivants Screencast-o-Matic.
Ensuite, vous donnez à votre assistant virtuel un lien vers toutes les vidéos enregistrées de vous en train d’effectuer ces tâches. Vos assistants virtuels seront à l’aise car ils pourront toujours se référer à ces vidéos lorsqu’ils seront dans une situation difficile.
Ce seul fait accélérera le processus d’intégration de vos VA et leur permettra de s’habituer plus rapidement à leur travail. C’est l’une des préoccupations non exprimées des assistants virtuels.
2. Les assistants virtuels veulent une description claire de toutes les tâches externalisées.
La plupart des propriétaires d’entreprises en ligne atteignent un certain niveau de croissance dans leur activité et sont dépassés par les opérations quotidiennes.
C’est une phase bienvenue pour une entreprise, car cela signifie que vous avez atteint le point où votre entreprise passe du statut d’entreprise individuelle à celui d’équipe dirigeante.
Le seul problème est que, dans cet état d’accablement, ils engagent un assistant virtuel, présentent leur entreprise et lui demandent simplement de les aider.
Donner un coup de main est une description de travail vague. Il n’y a pas d’attentes claires. Votre assistant virtuel fera tout ce qu’il peut et vous ne saurez pas ce qu’est un « travail bien fait ».
Les VAs préfèrent que vous détailliez toutes les choses que vous leur demanderez de faire pour vous. De cette façon, ils peuvent marquer la liste de contrôle de toutes les tâches terminées, et vous et votre VA aurez un sentiment d’accomplissement et de progrès.
3. Utilisez un outil de gestion de projet pour rationaliser les communications et le flux de travail.
Une façon de gérer efficacement la communication et le flux de travail de votre équipe à distance est d’utiliser un outil de gestion de projet.
Avec un outil de gestion de projet, votre assistant virtuel et les autres membres de l’équipe à distance peuvent suivre l’avancement de toutes les tâches en cours, et vous pouvez également marquer et communiquer avec votre assistant virtuel.
C’est beaucoup mieux que d’utiliser uniquement de longs fils de courriel pour communiquer, car cela réduira le nombre d’allers-retours avec votre assistant virtuel. Il existe plusieurs outils de gestion de projet à utiliser comme Trello et Asana.
4. Les VAs ne veulent pas avoir accès à toutes les parties de votre entreprise.
Certaines assistantes virtuelles et membres d’équipe sans éthique ayant un accès indu à l’entreprise d’un employeur vont dans le dos de ce dernier pour lui voler ses clients.
Les entrepreneurs en ligne peuvent limiter ce phénomène en n’autorisant l’accès qu’aux parties de l’entreprise dont l’assistant virtuel a besoin pour le moment.
Il est plus facile de donner à votre assistant virtuel un mot de passe et un e-mail avec une autorisation complète pour votre activité en ligne et de lui demander de se mettre au travail. Cependant, il est plus judicieux de créer des autorisations et des niveaux d’accès lorsque vous faites cela.
Les assistants virtuels éthiques préfèrent que vous mettiez en place des restrictions appropriées afin qu’ils ne puissent travailler que sur les parties de votre entreprise qui les concernent. Avec cela, il n’y aura pas de cas de trahisons.
5. Les assistants virtuels veulent votre avis honnête sur leur travail
Au moins, dans les premiers temps de l’intégration, les assistants virtuels veulent avoir votre avis sincère sur leur travail. Ils en ont besoin pour aligner leurs performances sur vos attentes dans les plus brefs délais.
Le fait de leur faire savoir ce qu’ils auraient pu mieux faire, associé à la formation enregistrée à l’écran de toutes les tâches figurant dans la description de poste de vos VA, permettra à ces derniers de s’acquitter de leurs tâches exactement comme vous l’entendez.
Personne ne remarquera la transition en douceur des activités qui se sont déroulées entre vous et votre assistant virtuel, car il semblera que c’est toujours vous qui effectuez ces activités.
Pour les personnes extérieures et les clients, votre entreprise en ligne semblera fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de manière si fluide, comme si vous étiez partout en même temps. Vous êtes le seul à savoir que vous disposez d’un puissant secret des entrepreneurs les plus prospères : les assistants virtuels.
Ce que les assistants virtuels attendent des employeurs
Les considérations relatives au travail à distance ont changé au cours des dernières années, donnant lieu à l’essor des assistants virtuels. Voici quelques-unes des choses que les assistants virtuels attendent des employeurs pendant le processus d’embauche :
- Les assistants virtuels souhaitent une visite guidée enregistrée sur écran de toutes les tâches assignées.
- Les assistants virtuels veulent une description claire de toutes les tâches externalisées.
- Utilisez un outil de gestion de projet pour rationaliser les communications et le flux de travail.
- Les VAs ne veulent pas avoir accès à toutes les parties de votre entreprise.
- Les assistants virtuels veulent avoir votre avis honnête sur le travail.
Armé de cette connaissance que les assistants virtuels veulent que vous sachiez, vous êtes sur le point d’exploiter au maximum les pleins pouvoirs d’un VA pour votre entreprise en ligne. Santé à une plus grande productivité et à une meilleure relation avec votre assistante virtuelle.
