Considéré comme le meilleur logiciel ou application de gestion de projet, Trello s’inspire des méthodes Agile. Sa spécificité réside sur l’implémentation du tableau Kanban qui, à son tour, servira à la gestion visuelle et collective d’un projet, particulièrement son état d’avancement. Jusqu’à aujourd’hui, Trello ne compte pas moins de 5 millions d’utilisateurs à travers le monde et sa popularité ne cesse d’augmenter. Avant, Trello s’est seulement limité aux projets de taille limitée. Aujourd’hui, on peut dire que l’application offre de nouvelles fonctionnalités. À cet effet, elle va prendre de l’ampleur pour pouvoir s’adresser aux managers, et non seulement aux équipes opérationnelles.
Qu’est-ce que Trello ?
Trello est un outil collaboratif de gestion de projet. Depuis 2011, on a recensé plus de 77 millions d’utilisateurs. L’application est centrée sur la gestion de projet et est très facile à utiliser. Elle offre en effet une prise en main intuitive.
Son fonctionnement est inspiré de la méthode Agile kanban. Si l’on entre dans les détails, Trello est généralement axé sur un tableau digital vous permettant de gérer un projet. Et cela en répartissant les tâches en trois catégories : « À faire », « En cours » et « Fait ». Afin de faciliter l’organisation des travaux à faire, ces derniers sont répartis sous forme de cartes à déplacer dans les différentes colonnes du tableau.
Dans quel but utiliser Trello ?
Vous vous demandez certainement pourquoi utiliser Trello. Et bien, la réponse est simple. Cet outil vous permet avant tout de recourir aux méthodes Agile avec facilité. Vous pouvez en effet aborder ces méthodes à travers un tableau de pilotage de projet que l’on appelle « Tableau Kanban ».
Vous pouvez ensuite ajouter autant de colonnes dans votre projet, en fonction des étapes et des échéances de votre projet : « projet en cours », « travail à faire », « À tester ou à valider », « fait », etc. Grâce à ces phases, vous pouvez facilement assigner les tâches y afférant à chaque membre de votre équipe.
Dans le processus de réalisation d’un projet, votre attribution principale est de glisser ou de déposer les cartes d’une colonne à une autre, en fonction de son état d’avancement. Bien sûr, vous pouvez adopter des codes couleur pour différencier les tâches prioritaires de celles qui sont moins urgentes. Avec Trello, vous avez accès à une vue d’ensemble de la progression de votre projet. Sans oublier qu’avec la possibilité d’ajouter des deadlines, des checklists ou encore des notifications, Trello est l’outil idéal pour assurer la réalisation de toutes les étapes de votre projet.
Trello est-il gratuit ou non ?
Trello est disponible en mode web. Il propose également aux gestionnaires de projet une édition gratuite. C’est une version vous permettant de créer jusqu’à 10 tableaux dans lesquels le nombre de listes, de cartes et de plug-ins est illimité. Par ailleurs, Trello Free (appellation de la version gratuite de Trello) vous autorise à exécuter 250 commandes Butler par mois. Pour finir, l’espace de stockage, ainsi que le nombre d’utilisateurs par espace de travail sont également illimités.
Voici comment travailler avec Trello
Si vous optez pour Trello Free, la version gratuite de Trello, vous avez directement accès à votre espace de travail. Mais avant toute chose, vous devriez ouvrir un compte. Quand vous avez fini de créer votre compte, vous pouvez vous lancer dans la création de votre premier tableau. Pour ce faire, ajoutez des colonnes à votre tableau en fonction des étapes clés de votre projet. Sachez toutefois que certains projets n’exigent que trois colonnes : « A faire », « en cours » et « fait ». D’autres sont plus complexes et dans ce cas, vous pouvez vous en servir pour en faire une base afin de pouvoir modéliser ce que l’on appelle un « sprint Scrum ». À ce stade, votre tableau Kanban va muter et va devenir un Scrumban.
Ici, les tâches à réaliser seront insérées dans la première colonne de votre tableau. Tandis que les phases de développement, notamment les tests et le déploiement, seront glissées dans les colonnes suivantes.
L’identification des tâches viendra juste après la création de votre tableau. Vous avez le choix entre définir les tâches manuellement ou de manière automatisée. Dans le deuxième cas, l’identification des tâches peut se faire depuis un flux de données qui vient d’une autre application. Ensuite, les tâches vont venir s’implanter dans les cartes que vous allez glisser ou déplacer d’une colonne à une autre en fonction de l’avancement de votre projet. Pour finir, n’oubliez pas de configurer les labels pour pouvoir y allouer les tâches, soit au responsable, soit à un projet donné. Vous pouvez également les paramétrer pour en définir le degré d’urgence.
Un autre point essentiel que vous devrez connaitre à propos de Trello : sa capacité de synchroniser son calendrier avec ses tableaux kanban. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez suivre de près l’évolution de votre projet, soit les échéanciers de gestion selon leur statut kanban : quels sont les tâches à faire ? Quel travail est en cours ? Quelles tâches ont été faites ? Etc. Cela va également vous permettre de respecter les deadlines et d’identifier les éventuels conflits.
Trello propose un espace de travail Calendrier permettant à chaque équipe la création des plans d’action et l’ajustement les dates d’échéance en cas de période de forte charge de travail. Pour ce faire, il vous suffira de déplacer la carte correspondante sur une nouvelle date. Et lors de notre test, on a pu constater que Trello offre aussi à chaque équipe la possibilité de créer d’innombrables vues Calendrier. Mais cette fonctionnalité est réservée aux entreprises et aux clients Premium.
Au niveau de l’interface, ils ont ajouté des Dashcards pour que les utilisateurs puissent regrouper les cartes, ainsi que toutes les données relatives à chaque espace de travail. Pour faciliter le triage des tâches par type, Trello est doté de filtres de triage par catégories.
Comment utiliser Trello Free ?
Comme Trello est disponible gratuitement en ligne, son utilisation est assez facile. Voici comment vous pouvez utiliser Trello Free :
- Commencez par créer votre compte Trello afin d’avoir accès à votre tableau kanban ;
- À ce stade, vous pouvez créer la liste des tâches et les cartes spécifiques, leur attribution vient juste après ;
- Vous pouvez maintenant glisser et déplacer les cartes au fur et à mesure ou votre projet avance ;
- Pour rendre un modèle utilisable, allez dans « Menu » dans votre tableau de bord et appuyer ensuite sur « Plus » et « Créer un modèle » ;
- Là, vous avez à votre disposition un tableau kanban utilisable selon vos besoins.
Comment télécharger l’application Trello ?
Si vous ne voulez pas utiliser l’application Trello, vous pouvez opter pour la version web de l’outil. Des extensions pour les navigateurs principaux disponibles (Firefox, Edge, Safari et Chrome) peuvent d’ailleurs y être installées. Sinon, Trello est également disponible en téléchargement, quel que soit votre appareil (Windows, Mac, Android et iOS). Pour ce faire, vous pouvez vous rendre sur le site officiel de Microsoft (microsoft.com), sur apps.apple.com ou sur Play Store.
Combien coûte la version payante de Trello ?
À la différence de Trello Free, les créateurs proposent trois versions payantes de Trello. Vous avez le choix entre la version Standard, Business Class et Entreprise. Le tarif pour chaque version se répartit comme suit :
- Standard : 5 $ par utilisateur par mois ;
- Premium : 9,99 $ par utilisateur par mois ;
- Entreprise : 17,5 $ par utilisateur par mois.
Sachez qu’il s’agit d’un tarif dégressif. Vous pouvez en effet profiter d’un prix moyen de 7,38$ par utilisateur par mois pour un total de 5 000 utilisateurs.
Face à Trello Free, la version Standard propose la gestion d’un nombre illimité de tableaux, pouvant prendre en charge jusqu’à 1 000 commandes Butler. D’ailleurs, il s’agit également d’une version qui peut prendre en charge les champs personnalisés, ainsi que les checklists. La version Premium de son côté, inclut des fonctions supplémentaires, notamment la gestion de modèles de tableaux, celle des collections, et les dispositifs de sécurité avancée et d’administration. Pour le cas de Trello Entreprise, c’est la version qui intègre une fonctionnalité qui vous permettra de lancer des commandes Butler illimitées. Et cela tout en vous permettant de gérer les droits d’accès à la dimension d’une organisation.
Trello, un outil très facile à prendre en main
Trello est non seulement utilisé dans la gestion d’un projet d’entreprise. Il peut aussi servir dans un cadre personnel. Par exemple dans l’organisation d’un évènement familial tel que les mariages ou les vacances en famille. En nous basant sur cette particularité, nous pouvons en déduire que tout le monde peut utiliser Trello. Il est donc facile à prendre en main.
Grâce à cette facilité d’utilisation, l’adoption de Trello dans l’environnement professionnel est très appréciée. Seulement en 2017, Trello comptait déjà plus de 500 000 utilisateurs.
Les évolutions constatées pour le nouveau Trello
À l’heure actuelle, on voit apparaitre pas moins de 5 nouvelles fonctionnalités : la Timeline, la vue tableau, le calendrier, la localisation et le tableau de bord.
La timeline
La timeline est la fonctionnalité phare de tout ce qui constitue un tableau de gestion de projet. Elle imite la frise chronologique d’Asana et est inspirée du diagramme de Gantt. La timeline offre plusieurs avantages aux utilisateurs, notamment la possibilité de visualiser les éventuelles superpositions entre deux tâches et les surcharges de travail. Par ailleurs, la Timeline vous permettra également d’ajouter des tâches non programmées tout en gardant en vue les tâches critiques sur le travail en cours.
Le vrai point fort de la timeline réside sur son utilité et son efficacité sur la gestion d’un projet complexe. Autrement dit, quand plusieurs équipes travaillent sur un projet dont la complexité est élevée.
De manière générale, les membres de l’équipe peuvent avoir accès à l’impact de leur travail sur les projets en cours. Pour certains, il s’agit d’une fonctionnalité qui permet de dynamiser les équipes en mettant en clair leurs rôles dans un projet.
La vue tableau
C’est en quelque sorte une fonctionnalité dont l’apparence ressemble à celle d’une feuille de tableur. Tous les tableaux de tous vos projets sont accessibles depuis la vue tableau. Pour le filtrage, vous pouvez le faire par équipe, par cartes, par types de tâches, par dates butoirs ou par affection. Cette nouvelle fonctionnalité permet également d’avoir une vue d’ensemble du statut d’avancement de chaque projet et offre une meilleure gestion pour une organisation multiéquipes et multiprojets.
Le calendrier
Le calendrier est une fonction sur laquelle est centrée toute plateforme de gestion de projet. Aujourd’hui, il est ajouté aux nouvelles consoles de gestion de projet Trello. Visualisation des dates de débuts et déchéances de chaque carte, timing précis des checklists, ce sont les principaux avantages de cette nouvelle fonction. Le positionnement des cartes est effectué automatiquement dans le calendrier. Si vous voulez avancer ou repousser une date butoir, vous n’avez qu’à glisser/déposer/étendre ou raccourcir la case correspondante.
À l’heure actuelle, le calendrier ne prend en charge qu’un seul tableau kanban. Mais plus tard, on devrait avoir accès à un calendrier prenant en charge plusieurs tableaux.
La localisation
C’est une fonctionnalité qui a été conçue afin de mieux gérer les projets dirigés par les équipes de terrain ou ce que l’on appelle les « frontline workers » en terme technique. En d‘autres termes, la localisation permet aux gestionnaires de projets d’associer facilement les tâches à une adresse spécifique où elles devraient être réalisées. C’est une fonctionnalité qui est disponible hors ligne et qui se synchronise automatiquement avec l’application dès qu’une connexion est disponible.
C’est avec cette nouvelle fonctionnalité que Trello envisage de cibler les équipes de ventes et les agents immobiliers. Et tout comme le calendrier, la localisation ne fonctionne qu’avec un tableau unique. Mais rassurez-vous, des mises à jour vont venir pour vous permettre d’avoir accès aux données géolocalisées sur plusieurs tableaux.
Le tableau de bord
C’est grâce au tableau de bord que les équipes de projet pourront avoir une vue d’ensemble sur le fruit de leur travail. C’est d’ailleurs une fonctionnalité très attendue qui est désormais disponible sur Trello et qui révèle l’impact du travail de chaque équipe via un KPI (indicateurs clés de résultats).
Votre tableau de bord vous permettra d’attribuer les cartes en fonction des collaborateurs, de répartir les cartes en fonction de leur statut, mais aussi d’assigner les dates d’échéance en cours. Il offre également la possibilité d’obtenir des rapports afin d’estimer et d’équilibrer la charge de travail pour les membres de chaque équipe.
Les nouveautés apportées dans les cartes Trello
Les cartes Trello constituent un composant majeur pour cet outil de gestion de projet. Elles permettent d’avoir une vue des contenus et des données venant des autres applications via un simple copier-coller d’URL. Vous pouvez entre autres avoir un aperçu de vos documents archivés sur Google Drive ou sur Dropbox, ou encore des images sur Instagram, des vidéos YouTube, etc.
Bientôt, les cartes Trello seront intégrées dans le calendrier et la fonctionnalité géolocalisation. En parlant de cartes, Trello propose également des cartes miroirs dont le but est de synchroniser le contenu d’une carte avec celui des autres cartes. Avec les cartes miroirs, la synchronisation du contenu des cartes est envisageable même si elles n’appartiennent pas au même tableau kanban. Ainsi, vous pouvez apporter des mises à jour de vos projets sans perdre de vue l’interdépendance des cartes.
La feuille de route de Trello en R&D
Pour Trello, la prochaine mise à jour consiste à intégrer une barre de gestion latérale des espaces de travail personnalisés. Ce sont des environnements qui devraient être ajoutés aux tableaux kanban et aux tableaux de suivi d’un projet en cours.
On s’attend également à d’autres nouveautés comme l’insertion de cartes à liens dans les tableaux kanban. C’est une fonctionnalité qui devrait nous permettre de consulter et d’interagir avec le contenu d’une autre application comme Dropbox ou Google Drive (comme mentionné plus haut).
Pour les développeurs, ils devront avoir la possibilité d’effectuer des intégrations applicatives supplémentaires grâce à une API qui leur est ouverte.
Au niveau des consoles, deux d’entre elles sont en phase de réparation : la console graphique de prototypage en mode canvas et le mode diapositive dessiné pour la transformation des cartes Trello en slides de présentation. Selon le porte-parole d’Atlassian, cela va rendre possible l’envoi d’un message Slack à un collaborateur, mais aussi de programmer une réunion Zoom une fois que l’expéditeur lui a attribué une tâche. Le tout sans quitter Trello.
Les templates Trello
Trello propose un ensemble de modèles graphiques pouvant répondre aux besoins des différents utilisateurs. Vous pouvez en effet les utiliser dans le cadre d’un recrutement, pour gérer un projet d’ingénierie, ou encore afin de suivre les candidatures.
Si vous êtes rédacteurs par exemple, des modèles graphiques vous sont accessibles. Ils se présentent sous forme de calendrier éditorial. Pour finir, les templates Trello peuvent être utilisés à titre personnel : pour organiser un mariage ou pour la gestion des tâches quotidiennes.
En bref, chaque format constitue un outil permettant de mieux gérer votre projet, quels que soient vos besoins.
Nos conseils pour utiliser Trello Power-ups
Quand on parle de Power-ups, cela veut tout simplement dire les plug-ins Trello. Dans la majorité des cas, lesdits Power-ups constituent des programmes supplémentaires vous permettant d’intégrer des flux de données issus des autres applications à votre outil de gestion. On peut par exemple intégrer des données en provenance de OneDrive de Microsoft ou encore depuis Drive de Google. Sinon, vous pouvez également intégrer des flux comme des notes qui ont été créées dans Evernote, des leads que vous aviez stockés dans Salesforce ou des demandes de supports depuis Twitter ou Zendesk. Il existe également des extensions qui vous offrent la possibilité de recueillir des données de Microsoft Teams ou de Slack.
Avec les Power-ups, vous pouvez aussi envisager d’intégrer à vos cartes Trello des fonctionnalités supplémentaires, notamment les champs personnalisés ou encore les points géographiques. Et enfin, les plug-ins peuvent vous servir dans la synchronisation et l’association des cartes entre plusieurs tableaux et à une chaîne de validation.
La connexion de Trello à d’autres applications peut se faire via les 200 connecteurs qu’il propose. IFTTT et Zapier (idéal pour la création automatique de cartes Trello depuis Gmail, Evernote ou Typeform, etc.) sont des exemples de connecteurs que vous pourriez utiliser.
Automatisation des tâches Trello avec Butler
Avec Buter, les utilisateurs peuvent automatiser le déclenchement des tâches quand une action est effectuée. Il s’agit ici d’une série de tâches automatisables comme l’ajout de checklists, l’envoi d’alertes, la mise à jour des dates d’échéances, l’archivage, etc.
Imaginons que vous êtes dans une équipe de vente et que vous avez besoin de soumettre un contact au contrôle juridique. Dans ce cas, vous êtes dans la capacité de créer une règle afin que la checklist du processus de révision juridique puisse être ajoutée à la carte, chaque fois que celle-ci est déplacée dans la liste « contrôle juridique ». Suite à cela, l’ajout de la révision juridique vient avec une date d’échéance que vous allez imposer. La désignation de l’avocat de votre équipe en tant que responsable sur la carte se fait alors de manière automatiquement.
Est-ce qu’il y a des alternatives à Trello ?
Si vous trouvez que Trello ne vous convient pas, sachez qu’il existe d’autres alternatives à cet outil de gestion de projet. Avaza, Airtable et Asana sont quelques exemples d’application de gestion de projet que vous pourriez utiliser à part Trello. Le géant Microsoft a également développé un outil de type Trello : Planner. Il s’agit d’un outil de choix en matière de coordination d’équipes, avec une intégration facile aux produits Microsoft 365. Ce qui, logiquement, permet aux utilisateurs de lier une tâche aux autres produits de Microsoft, notamment Excel, Word, Teams ou encore OneNote.
Une extension baptisée Jira Align
En 2017, Trello a été acheté par Atlassian pour un peu moins d’un demi-milliard de dollars, soit pour 425 millions pour être précis. Aujourd’hui, il s’intègre d’un bout à l’autre à Jira. C’est grâce à l’extension Jira Align que l’intégration s’effectue. Cet addiciel de son côté, va permettre la synchronisation dans l’outil de gestion Trello, les tâches qui sont gérées dans Jira. En ce qui concerne les cartes Trello, elles sont mises à jour selon l’état d’avancement des projets pilotés dans Jira.
La méthode Scrum
Scrum est une méthode qui peut parfaitement s’adapter à Trello. D’ailleurs, l’extension Scrum pour Trello existe bel et bien. La méthode Scrum est très efficace pour mener à bien les projets entrepris, mais aussi pour prioriser certains d’entre eux.
La gestion des cartes depuis Slack
Grâce à une extension, Slack peut être associé à Trello. C’est une bonne nouvelle pour les utilisateurs de l’application de messagerie, car cette association s’avère efficace en matière de gestion des cartes Trello depuis Slack. L’ajout de discussion et la modification des échéances sont également disponibles grâce à l’association de Trello avec Slack.
Les API de Trello
Pour les développeurs qui veulent profiter des API Trello, ils ont à leur disposition un site dédié à cet effet. Cela leur permettra de créer une extension, d’intégrer une nouvelle fonctionnalité, ou encore de multiplier les fonctions principales de Trello.
