La gestion des ressources humaines (RH) est perçue comme une fonction chronophage pour de nombreux chefs d’entreprise. Les sociétés côté en bourse, tout comme les PME et les TPE, préfèrent concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier plutôt que de faire de la paperasse. Depuis une dizaine d’années, gérer le personnel devient plus facile grâce à la dématérialisation des différentes tâches. MyPeopledoc fait partie des plateformes qui visent justement à simplifier le quotidien du responsable RH. De l’embauche au licenciement, en passant par les diverses déclarations et la gestion de carrière, tout se règle par ce Software as a Service (SaaS). Découvrez tout sur cette application avec les quelques lignes ci-après.
Mypeopledoc ou PeopleDoc, une plateforme RH à connaître
Lancé en 2007, MypeopleDoc est un outil RH destiné à dématérialiser la gestion du personnel. Tous les aspects des ressources humaines peuvent être gérés avec cette plateforme. Cette dernière est accessible depuis n’importe quel navigateur. Une application pour mobile existe également pour permettre aux entrepreneurs de régler des demandes de congé ou faire diverses déclarations via un Smartphone. De cette manière, il gagne en productivité et en temps.
Les dirigeants d’une société, tout comme les salariés, tirent profit de cette application. Elle permet de se conformer à la législation française sur le travail. Il s’agit aussi d’un tableau de bord pour gagner en performance et piloter la carrière de chaque collaborateur. Parmi les différentes fonctionnalités proposées, il y a l’archivage sécurisé des documents du personnel. L’entrepreneur dispose même d’outils analytiques pour jauger la satisfaction de son équipe.
Un outil de gestion du personnel pour tous types d’entreprises
Mypeopledoc combat la lourdeur administrative en se passant complètement de papier et d’encre. Le gain de temps est significatif. C’est peut-être la raison pour laquelle les multinationales telles que Bouygues Telecom, Canal, Total ont décidé de l’adopter. Ces grandes entreprises comptent au bas mot 10 000 collaborateurs chacune. Mypeopledoc aime citer avoir des sociétés du CAC40 en portefeuille, mais les artisans et les PME peuvent aussi profiter de ses nombreux avantages.
Les directeurs des ressources humaines ne sont pas les seuls à manipuler Mypeopledoc. Une interface pour les salariés existe dans ce SaaS. Cet espace personnel permet à l’employé d’accéder aux documents le concernant. Il y trouvera par exemple son bulletin de paie. Dans tous les cas, l’application numéro 1 européenne de la dématérialisation des RH est disponible sur Play Store pour les utilisateurs de mobiles sous Android. Ceux qui ont un iPhone devront le télécharger sur le marché d’Apple.
Services reposant sur un coffre-fort de documents
Le coffre-fort MyPeopleDoc est un espace de stockage en ligne. Cette plateforme collaborative repose sur les solutions technologiques développées par Arkhineo. Les responsables peuvent y classer les dossiers de recrutement, embauche, congé, demande de retraite et autres bulletin de salaire. De leur côté, les employés peuvent retrouver les documents dont ils ont besoin. Chaque salarié dispose d’un casier électronique confidentiel.
Tous les contrats et tous les documents sensibles sont aussi dématérialisés grâce à MyPeopleDoc. Les concernés peuvent à tout moment et à toute heure extraire la pièce qu’il leur faut. Chaque coffre-fort individuel peut accueillir jusqu’à 10 Go de sauvegardes. La taille maximale pour un document est d’environ 250 Mo, mais il est possible de le réduire significativement. Le classement par libellés aide à retrouver rapidement LA précieuse pièce parmi les archives.
Recrutement, management de l’équipe et routine administrative plus simples
Grâce à Mypeopledoc, les entreprises ont la certitude de se conformer au Code du travail français. La plateforme aide à respecter les lois sociales tricolores, dès la phase du recrutement. Les dossiers de candidature sont gérés de manière optimale. La société peut également mieux assurer les tâches répétitives telles que la déclaration de l’IRSA et le versement des cotisations aux mutuels. D’ailleurs, l’automatisation des missions est au cœur de ce software as a service utilisé par 250 sociétés majeures dans l’économie française.
La communication interne s’améliore grâce à un espace personnel collaboratif. Dès sa création en 2008, MyPeopleDoc a toujours cherché à répondre efficacement aux besoins des entreprises. À l’époque, la loi El Khomri stipule dans l’article 24 que le bulletin de paie devrait être délivré sous format électronique, sauf si le salarié souhaite disposer d’un papier. Ce qui réduit les dépenses en rames, mais simplifie également la tâche aux responsables RH et aux comptables.
Sécurité optimale et divers avantages de cette application
Confidentialité : mypeopledoc garantit la sécurité et la pérennité des documents conservés dans son coffre-fort virtuel. L’archivage est assuré pendant une cinquantaine d’années. Les pièces sensibles restent à l’abri des regards indiscrets et des pirates longtemps après leur date de péremption. Selon l’administration française, chaque document devrait être gardé pendant une durée minimale.
Le contrat de travail et les bulletins de salaire devront être en lieu sûr pour au moins 5 ans. Ce délai descend à 3 ans pour les justificatives de cotisation. Il faudra aussi stocker la comptabilisation des horaires pour 12 mois. Certains documents devront même être conservés précieusement jusqu’à la retraite. C’est la raison pour laquelle Mypeopledoc propose une durée d’archivage de 50 ans.
Plus de papier, moins de charges locatives et d’entretien
Pour le chef d’entreprise, Mypeopledoc réduit au minimum l’utilisation du papier. Les PME ne devraient même plus investir sur une imprimante et des cartouches d’encre. Leurs locaux sont moins encombrés sans les classeurs et l’armoire à dossiers. À l’ère du tout numérique, se passer d’archivage classique permet de disposer de bureau plus spacieux. Les précieux mètres carrés pourront être consacrés à d’autres tâches plus productives. Ceux qui délocalisent leurs documents vont arrêter de louer un box de stockage ou économiseront leur argent en réduisant la surface occupée.
La manipulation de paperasse ralentit les processus. Les documents en version physique sont chronophages puisque le responsable passe du temps à retrouver une pièce dans une tonne de dossiers. En cas d’intempérie ou d’incendie, les précieux documents seront à l’abri. Ce serait dommage de perdre la traçabilité sur les cotisations sociales ou la paie. Dans un coffre-fort numérique, les archives ne demandent pas d’entretien contre les rongeurs, insectes, ainsi que de l’humidité.
Mieux qu’un simple envoi par courriel
Certaines entreprises ont pour habitude d’envoyer par mail les documents relatifs aux ressources humaines. C’est déjà un pas vers la dématérialisation, mais il y a toujours un hic. Les services de messagerie tels que Gmail sont loin d’offrir un niveau de sécurité équivalent à MyPeopleDoc. La gratuité représente souvent des risques. En effet, les prestataires entravent la confidentialité du courrier électronique afin de soutirer des informations qui pourraient intéresser les annonceurs.
Outre la question de la sécurité, il y a également la notion de la légalité. Les documents dans un système de gestion des ressources humaines jouissent d’une valeur juridique. L’heure et la date d’enregistrement font foi dans certaines situations. Avec les courriels, l’absence d’un horodateur amoindrit le poids d’une pièce expédiée. Bien qu’il soit considéré comme un canal de communication professionnel, le mail permet d’expédier anonymement un message. Souvent, il faut galérer pour retrouver une PJ envoyée il y a quelques semaines seulement sur Gmail.
Gain en productivité au sein de la société
Une entreprise disposant d’un portail RH fait preuve d’ouverture aux collaborateurs. Mypeopledoc permet aux dirigeants d’établir un moyen de communication objectif et accessible. Le chef personnel peut toujours fournir une assistance aux salariés qui ont une difficulté à manipuler l’application. La gestion des documents en ligne ne requiert aucune compétence informatique en particulier.
Le chef d’entreprise peut gérer individuellement les besoins de ses collaborateurs grâce à MyPeopledoc. Il saura distinguer celui qui devrait suivre une formation et un autre qui cumule les jours de congé non consommés. L’entrepreneur saura même si une promotion devrait s’envisager. Par ailleurs, les employés peuvent formuler toutes sortes de demandes via l’application. L’automatisation de certaines opérations rend la plateforme encore plus intéressante.
Une analyse basée sur des statistiques
Baptisé Advanced Analystic, l’une des plus fonctionnalités de MypeopleDoc permet d’analyser la gestion des ressources humaines. C’est un tableau de bord résumant la performance de la GRH. Les statistiques indiquent s’il y a un souci dans le processus en place. Avec du recul, l’entrepreneur pourra s’en rendre compte et entamer des réformes s’il le faut.
Un bon outil de gestion du personnel devrait s’adapter à l’activité d’une entreprise. Pour une société en BtoC, c’est-à-dire en relation avec les consommateurs, les retours des clients devraient être quantifiés. Des pourcentages et des notes vont aider le dirigeant à comprendre. De manière plus générale, les KPI s’appliquent pratiquement à tous les métiers. Il revient à l’entrepreneur de déterminer sur quels critères ces indicateurs de performances reposent.
Anticiper les grèves ou le départ des collaborateurs
Une meilleure communication interne permet de régler les différences de points de vue dans une entreprise. MyPeopleDoc aide dans le sens où chaque employer peut individuellement faire part de ses demandes au responsable du personnel. Ce dernier peut directement apporter des solutions sans forcément imposer un veto. La fonctionnalité de partage de la plateforme détend l’ambiance et assure une compréhension mutuelle même si les temps sont durs.
Si besoin est, les représentants syndicaux pourront bénéficier d’une séance de formation sur le fonctionnement de la plateforme. Ils jouissent d’un statut qui leur permet d’étudier le dossier personnel d’un autre collaborateur. Cette transparence aide à éviter une tension sociale inutile. Chacun saura que les pourparlers auront le Code du travail et la jurisprudence comme limites.
L’ouverture d’un compte en tant que salarié
Lorsqu’une entreprise s’abonne à MyPeopleDoc, chaque employé devrait ouvrir un compte sur la plateforme. Une inscription gratuite lui donne droit à un espace personnel. Ce coffre-fort numérique permet de garder les contrats, comptages d’heures supplémentaires et autres bulletins de salaire. Les documents vont s’épaissir au fil du temps. Patron et membres de l’équipe pourront ajouter des pièces dans la zone de sauvegarde.
Concrètement, l’employé doit se rendre sur www.people-doc.fr et suivre les indications pour l’inscription. Il doit envoyer une invitation à son entreprise dès l’ouverture de son compte mypeople. Un code d’activation venant de l’employeur permet de finaliser la connexion. Cette double validation devrait se faire dans les 30 jours après la souscription. Naturellement, une adresse de courriel professionnelle servira comme login.
En cas d’oubli du login ou du mot de passe
Tout le monde n’est pas au même pied d’égalité devant la technologie numérique. Il arrive souvent aux utilisateurs de Mypeopledoc d’oublier leur mot de passe. Face à ce problème récurrent, il faut appuyer sur le bouton à cet effet. Une fenêtre d’aide s’ouvre et requiert de saisir l’adresse électronique professionnelle (login). Les instructions de récupération arrivent directement sur le mail.
Le courriel de réinitialisation permet de changer le mot de passe. À ce stade, la démarche est des plus simples. En quelques clics, le détenteur du compte accède à son coffre-fort numérique. Si l’usager a oublié sa messagerie professionnelle, mypeople lui demandera une adresse mail personnelle. Dans le cas échéant, l’entreprise peut entamer une réinitialisation.
Support client ouvert aux abonnés
Le lien www.people-doc.fr/support est l’adresse de référence en cas de problème ou de retour sur les services de la plateforme. Cette dernière apporte son aide pour les abonnés qui rencontrent une difficulté à créer un compte. L’interlocuteur peut également tendre l’oreille si jamais il y a un souci en particulier à rapporter.
Une autre voie de recours consiste à remplir le formulaire de dialogue. Il se trouve dans la rubrique intitulée « Contactez-nous ». Pour obtenir une réponse, il faut correctement renseigner sur les civilités et les informations personnelles. Le requérant doit aussi décrire brièvement le motif de sa demande. Une ultime solution revient à contacter le service client via le téléphone fixe ou se déplacer dans les locaux de PopleDoc en France.
Notre avis sur MyPeopleDoc
My People jouit d’un statut de leader en France et en Europe grâce à la pertinence de différentes fonctionnalités. La plateforme va bien au-delà de la simple sauvegarde de documents RH en ligne. Les outils déployés permettent de mesurer la performance individuelle de chaque employé. Les statistiques aident à mieux gérer les carrières. En effet, il faut aussi se souvenir que chaque membre de l’équipe est une personne, non une simple paire de bras.
Quoi qu’il en soit, My People Doc mérite le détour avec sa panoplie d’outils et son interface facile à comprendre. À la différence des autres applications similaires, ce SaaS ratisse large et ne se contente pas de cibler les directeurs de Département Ressources humaines dans les grandes boîtes. Les solutions adaptatives qu’il propose simplifient la vie à tous les profils d’utilisateurs, même les autoentrepreneurs avec un ou deux collaborateurs payés à la tâche.
