Ce post explique les types de réunions. Il existe cinq différents types de réunions qui en valent la peine. Plus de 78% des employés affirment que leur plan de réunion est hors de contrôle, soit tout le temps, soit occasionnellement. Avant la pandémie, le travailleur type assistait à 62 réunions par mois et consacrait 4,8 heures par semaine à l’organisation de réunions. Le problème s’est aggravé en raison du travail à distance. Dès la cinquième semaine de mars, l’employé type passait jusqu’à 25 % de temps en plus dans des réunions par vidéoconférence.
Qu’est-ce qui est le pire ? Les trois quarts de nos réunions sont inutiles. Passer du temps dans des réunions mal gérées et inutiles coûte beaucoup d’argent aux organisations.
Et cela détruit la confiance. Les employés qui pensent passer trop de temps en réunion déclarent se sentir moins heureux, être plus fatigués et avoir une charge subjective plus lourde.
5 types de réunions qui en valent la peine
Dans cet article, vous pouvez connaître les 5 types de réunions qui valent la peine d’être tenues, voici les détails ci-dessous ;
Les réunions sont essentielles pour une collaboration productive, cependant.
Comment faire pour que les réunions se déroulent plus efficacement ? Les managers doivent d’abord décider quelles réunions valent la peine que tout le monde y assiste. Voici cinq types de réunions qui en valent la peine, ainsi que quelques conseils pour optimiser votre temps.
1. Synchronisation hebdomadaire de l’équipe
Dès la cinquième semaine de mars, l’employé type passait 25 % de temps en plus dans les réunions de synchronisation d’équipe, selon nos données de calendrier. C’est de loin le bond le plus important. Même s’il s’agit d’un temps supplémentaire important, il est logique que les entreprises donnent la priorité aux synchronisations d’équipe. En effet, des réunions d’équipe hebdomadaires efficaces offrent au moins trois avantages importants. Les gens peuvent :
clarifier les rôles et les objectifs de chacun
Fournir un lieu de communication pour les concepts complexes ou conflictuels qui ne conviennent pas à Slack ou aux e-mails.
Créez un espace où les membres de l’équipe peuvent recevoir des acclamations publiques en temps réel.
Évitez d’utiliser vos synchronisations hebdomadaires d’équipe comme des réunions de mise à jour de l’état d’avancement si vous voulez en tirer le meilleur parti. Slack ou les outils de gestion de projet seraient plus appropriés pour cela. Des réunions de renforcement de l’esprit d’équipe devraient plutôt être organisées.
Définissez un ordre du jour qui permette d’utiliser le temps pour discuter de sujets qui ne sont pas appropriés pour les canaux de communication asynchrones, de clarifier les rôles et les objectifs, et/ou d’améliorer le moral et la cohésion de l’équipe.
2. Les entretiens individuels des managers
Après la mise à l’abri, nous avons découvert que les employés passaient 24% plus de temps en tête-à-tête. Cela est encore une fois logique, car les réunions en tête-à-tête présentent de nombreux avantages significatifs. Ben Horowitz, PDG et investisseur, a un jour menacé de licencier un cadre supérieur s’il ne commençait pas à avoir des entretiens individuels, car il estime qu’ils sont essentiels.
Par exemple, le fait de tenir des réunions fréquentes avec vos subordonnés directs augmente l’engagement des employés, vous offre à tous deux un forum pour des critiques constructives et donne aux employés la confiance qu’ils sont sur la bonne voie. Ne soyez jamais surpris par une évaluation de performance. Lorsqu’ils sont utilisés correctement, les entretiens individuels réguliers peuvent aider à éviter que cela ne se produise.
Encouragez vos subordonnés à établir à l’avance l’ordre du jour des réunions avec les sujets à couvrir afin de tirer le meilleur parti de vos entretiens individuels. S’il reste du temps, posez des questions ouvertes telles que :
A quoi avez-vous pensé dernièrement ?
Quoi de neuf ? Comment va ta vie personnelle ?
Qu’avez-vous trouvé difficile récemment ?
Quelle capacité, s’il y en a une, choisiriez-vous de monter en niveau en premier ?
Pourquoi voudriez-vous rester avec nous pendant les deux années à venir ?
Comment préférez-vous obtenir des critiques ?
Que voudriez-vous que je comprenne plus clairement à propos de vous ou de votre travail ?
3. Réunions de prise de décision / résolution de problèmes
L’un des avantages d’une réunion de prise de décision est que les employés n’ont plus l’impression de recevoir des ordres, mais se sentent plutôt entendus et impliqués dans le processus. De nombreuses études ont établi un lien entre le sentiment d’autonomie et la satisfaction au travail, ainsi qu’entre la satisfaction au travail et l’amélioration des performances. Le moral et la productivité d’une équipe peuvent grandement bénéficier d’une prise de décision bien menée.
Comment diriger efficacement une telle réunion ? Gérer efficacement les conflits est une méthode. Selon les recherches, les groupes peuvent résoudre les conflits de l’une des trois façons suivantes : en évitant le sujet, en rivalisant pour gagner ou en cherchant un compromis.
Selon une étude de l’Université du Minnesota, les équipes qui abordaient constamment les désaccords dans le but de parvenir à un compromis, plutôt que d’utiliser d’autres styles ou de ne jamais se fixer sur un style, réussissaient mieux à prendre des décisions. Lorsque les membres de l’équipe commencent à diverger, essayez de trouver un compromis réalisable sur lequel tout le monde peut s’entendre. Au lieu de passer au sujet suivant ou de laisser les membres de l’équipe se disputer jusqu’à ce qu’une personne ou une faction l’emporte, cette façon de faire donne généralement de meilleurs résultats. Consultez également le nouveau document Travel Time Smart Holds
4. Séances de brainstorming
Le remue-méninges favorise l’engagement, le dévouement et l’enthousiasme, selon Brian Tracy, leader d’opinion en matière de développement professionnel. Il affirme que les réunions de brainstorming aident les gens à découvrir leur potentiel créatif, à renforcer leur estime de soi et à favoriser un environnement plus collaboratif et propice au travail d’équipe. Le principal avantage est que vous générerez un grand nombre d’excellentes idées, dont certaines pourraient même modifier le cours de l’entreprise.
Tout le monde n’est pas d’accord. Les séances de brainstorming ont été qualifiées de « l’une des pires façons de stimuler la créativité » par Susan Cain, auteur de « Quiet : The Power of Introverts in a World That Can’t Quit Talking ». Le psychologue organisationnel Adrian Furnham aurait déclaré : « La science indique que les hommes d’affaires qui utilisent des groupes de brainstorming doivent être fous. Lorsque la productivité ou la créativité sont des priorités absolues, vous devriez aider les personnes talentueuses et motivées à travailler seules. Selon M. Cain, des décennies d’études démontrent invariablement que les individus produisent des idées nettement meilleures et plus créatives que les groupes. Et les résultats s’aggravent à mesure que la taille du groupe augmente.
Cela est vrai en partie à cause d’un préjugé cognitif connu sous le nom de « bandwagon effect », qui pousse les gens à suivre la foule. Il est dangereux et désagréable de se démarquer. Lorsque nous ne sommes pas d’accord avec le groupe, notre réaction de peur est déclenchée. Ainsi, sans même nous en rendre compte, nous imitons souvent ceux qui nous entourent et nous sommes d’accord avec eux.
Cain conseille d’utiliser la technologie pour surmonter cette aversion. Lorsqu’on fait du brainstorming en ligne plutôt qu’en personne, elle affirme que les groupes sont plus performants que les individus. Pour le meilleur ou pour le pire, la plupart des gens trouvent qu’il est beaucoup plus facile d’argumenter avec les autres lorsqu’ils sont assis devant un écran d’ordinateur. Demandez à votre équipe de discuter de manière indépendante plutôt que d’attendre de tous qu’ils proposent ensemble des idées fraîches et originales en temps réel et de courir le risque d’être rejetés. Organisez ensuite une réunion d’innovation pour évaluer les mérites de chaque concept. Vous pouvez envisager de rendre les idées anonymes, de sorte que seule la personne qui les a proposées sache de qui il s’agit, afin d’atténuer les préjugés.
Selon Joe Master, directeur exécutif du marketing et de la stratégie numérique au département des communications de l’université Drexel, « nous pensons souvent que le brainstorming est un moyen de trouver quelque chose d’original – ce moment « aha » ». En réalité, il s’agit plutôt de trouver une solution à un problème. Consultez également les applications de productivité
5. Coup d’envoi du projet
Un démarrage de projet réussi peut améliorer la collaboration entre partenaires tout en augmentant les chances qu’un projet respecte le calendrier et le budget. Les délais non respectés, les problèmes, l’élargissement de la portée et les ordres de modification peuvent tous être évités grâce à des réunions de planification comme celle-ci.
Vous pouvez prendre quelques mesures pour assurer le succès de votre réunion de lancement de projet. Tout d’abord, dressez une liste des choix importants que vous devez faire pour le projet, par exemple :
Objectifs
Effort à prévoir Besoins technologiques
Événements importants et échéances
Hypothèses
Pour que chacun ait le temps de le consulter, distribuez-le longtemps à l’avance. Demandez aux participants leur avis sur le programme et sur tout document qu’ils devraient étudier à l’avance afin de les motiver à arriver préparés.
Essayez de faire en sorte que tout le monde se sente à l’aise pour poser des questions et partager des informations tôt et fréquemment pendant la réunion, tout en cherchant à obtenir des commentaires utiles. Mettez en veilleuse les idées ou les points intéressants que vous n’avez pas le temps d’approfondir. De cette manière, la conversation peut se poursuivre sans perdre de connaissances, et personne ne se sentira ignoré. Veillez à ne pas laisser quelqu’un dominer la conversation ou à ne pas laisser les disputes s’éterniser. Enfin, veillez à assurer le suivi en indiquant les prochaines actions et en résumant les décisions prises au cours de la réunion.
Aller de l’avant
Les données indiquent que nous perdons beaucoup de temps dans les réunions. Identifier les types de réunions qui valent la peine que chacun y consacre son temps nous aidera à organiser nos calendriers et à stimuler la productivité. De cette manière, nous positionnons nos employés pour un succès immédiat et à long terme. Lorsqu’elles sont menées correctement, nous pensons que les réunions d’équipe hebdomadaires, les conversations individuelles, les réunions de prise de décision, les réunions de brainstorming et les réunions de lancement de projet sont les types de réunions qui en valent la peine.
